一、基本原则

（一）实物档案是指我校建校以来在教学、科研、管理等各项工作中产生的，在对外交流、校庆以及省级以上各类竞赛评比中获得的，能够反映学校发展历史面貌，又具有保存价值的物品。

（二）学校对实物档案实行统一登记、分层管理的原则。凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为已有，应按规定交由学校档案馆统一登记、存放和保管；应归档却因形状、质地或场地等特殊原因暂时不能移交归档的实物，应经主管校领导同意，由学校档案馆统一登记，有关单位负责存放和保管。

二、归档范围

具体归档范围见附表

三、分类立卷

依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，实物类档案档号=年度+实物档案分类号+案卷号。

实物类（SW）

SW 实物类档案归档范围和保管期限表

四、移交归档

（一）凡属归档范围的实物，由发生或形成部门负责收集和整理，并编制好实物清单（一式两份）和说明性文字材料。说明性文字材料须写明实物名称、来由、时间、地点、交接双方单位全称和代表人姓名。其中：题词画作类和礼品纪念品类还应说明接受时间、赠送人、接收人；奖品类还应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；我校制作或使用的物品还应说明制作或使用时间。

（二）奖品类实物一般应在获奖的1 个月内向学校档案馆移交，其他类别实物可随时向学校档案馆移交。

（三）实物档案移交前，归档部门应先到学校档案馆主页“下载区”下载相关类目移交表，填写一式两份，由单位负责人和经手人签字，并加盖单位公章，连同实物一并移交学校档案馆，移交表经档案馆接收人员签字后，交接双方各存一份备查。

五、保管利用

（一）档案馆接收到归档实物后，在《实物档案登记本》上做好登记，并分类、编号、编写说明书、上架。

（二）实物档案应认真保管，防止损坏或失窃。如有损坏或失窃须追究原因和责任，并在《实物档案登记本》填写有关情况，馆长、证明人、经手人均需签名。

（三）因特殊原因将部分实物从档案馆移出，须经主管校领导批准，并在《实物档案登记本》上做好登记，注明去向、批准人、移交人、接收单位及负责人，并由接收人签字。