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贵州民族大学档案管理办法(试行)
2015-11-24 16:10  

第一章 总则

第一条 为规范我校档案工作,进一步提高档案管理水平,有效地保护、利用和开发学校档案资源,充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用,为学校发展建设提供优质档案服务,依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令)和《高等学校档案工作规范》等法律、法规,结合我校档案工作实际情况,特制定本办法。

第二条 学校档案是指学校在从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程,是学校各项工作的重要组成部分之一,是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据,它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要的条件,是办好学校的重要基础工作。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划,列入议事日程,纳入有关人员的职责范围,加强对档案工作的领导。

第四条 学校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于保管和开发利用及共享,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第二章 管理体制及其职责

第五条 我校档案受国家教育部和贵州省教育厅的领导,业务上接受贵州省档案局的指导、监督与检查。

第六条 学校由一名校领导主管档案工作,实行全面领导。学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的业务部门。

第七条 档案馆的基本任务如下:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作。

(二)制定本校档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。

(三)负责接收、征集、整理、编目、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

(四)开展档案资料的开放和利用工作。

(五)参加学校档案信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

(六)参加档案协作、学术研究和交流活动。

(七)组织全校专(兼)职档案工作人员的业务培训。

(八)开展档案宣传和利用者教育活动。

第八条 各学院、各单位应为本部门档案管理人员提供必要的工作条件,并对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费上给予支持。

第九条 各学院、各单位必须有一名负责人主管该部门的档案工作,并根据实际情况配备专(兼)职档案工作人员,负责本部门档案的收集、整理立卷归档和移交工作。

第十条 档案工作人员必须执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定科学文化知识。

第十一条 档案工作人员属档案专业技术人员,按档案专业职务条例,实行专业技术职务聘任制。

第十二条 按照《档案技术保护规范》的要求,档案库房内应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害微生物的保护措施。

第三章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十三条 学校实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。各学院、各单位应归档的文件材料由文件材料形成者配合本部门专(兼)职档案人员按照文件材料的形成规律整理组卷,编排页号、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并经本单位负责人审查签字后按时向档案馆移交。档案馆负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。

第十四条 学校档案分为党政管理、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像及名人全宗档案。各类文件材料的归档范围和保管期限按《贵州民族大学各类档案归档范围和保管期限》执行。

第十五条 对于反映学校历次重大活动和校容校貌的声像档案材料(包括录音带、录像带、光盘、底片、照片)及时交档案馆统一管理;为保证声像材料收集工作的正常开展,学校实行声像档案先移交后报销的工作制度。

第十六条 各学院、各单位对科研成果、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案馆人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收、签署验收意见并盖章,没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予鉴定验收、不予评奖、不予申报成果。

第十七条 学校档案馆应通过征集、代管、接受捐赠等形式管理本校个人在非职务活动中形成的重要文件材料,并注意向国内外征集与学校有关的各种档案资料,捐赠档案有突出贡献者,学校予以奖励。

第十八条 档案归档时间:

(一)党政部门和按年度归档部门的文件材料在次年6月底以前归档。

(二)教学部门和按学年度归档部门的文件材料应在年度11月前归档。

(三)科研、基建等部门应在项目完成并通过鉴定、验收后3个月内归档;仪器设备应在开箱验收后归档。

(四)财会凭证档案应在财会部门保管2年后归档。

第十九条 接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明文件标题、卷内文件材料的页数、文件数量、移交时间等,交接双方签字盖章后,各执一份备查。凡不符合要求的档案,学校档案馆有权拒绝接收。

第四章 档案的管理

第二十条 档案馆对档案进行整理、分类、编号和排列。分类方案按《贵州民族大学档案实行实体分类方案》执行。

第二十一条 档案馆必须做好档案的统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用销毁等各种数据,按照有关规定,向上级部门报送档案基本情况统计年报。

第二十二条 档案馆应做好档案的保护工作,建立库房管理和定期检查制度,实行专人负责,严格按照“八防”要求管理库房,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校领导报告,及时处理;及时修补残破档案,对字迹褪色的档案要及时修复或复制。

第五章 档案的利用和编研

第二十三条 档案馆应设立专门的阅览室,并提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具;档案工作人员应熟悉馆藏档案,了解学校各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,最大限度满足利用者的需要,提高社会效益和经济效益。

第二十四条 利用档案,必须按档案查阅有关规定办理以下手续:

(一)档案馆保存的档案主要供学校内的各部门工作中查阅使用,外单位或个人需利用本部门业务以外的档案,需经相关部门负责人或档案馆负责人同意后方可查阅。

(二)查阅档案必须进行登记,档案一般不借出,未经同意不得复印。

(三)查阅档案的同志必须切实注意保密,爱护档案,不能遗失、污损、涂改、圈点和撕毁。

(四)摘抄档案内容必须经过档案工作人员的审查、签名盖章,方能生效。

(五)社会各单位或个人利用学校档案,需持合法证明,并按国家及学校有关规定收费。

第二十五条 学校档案馆应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,根据学校和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究和整理,编辑出版各种汇编资料和编研成果,为学校教学、科研和管理工作服务,为社会各方面工作服务。

第六章 档案的鉴定和销毁

第二十六条 档案鉴定工作在主管校领导的领导下,由档案馆和有关部门组成鉴定小组,其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见,写出鉴定情况报告。

第二十七条 档案保管期限分别为永久、长期(30年)、短期(10年),划定的原则是:

(一)凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌的各项工作和具有长远利用考查价值的档案,列为永久保存;

(二)凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案,根据情况可列为长期、短期。

第二十八条 销毁档案,应造销毁档案清册,经主管校长批准后,鉴定小组指定两名以上进行监督,批准人、监销人都应在销毁档案清册上签字;未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第七章 奖励与处罚

第二十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献或成绩的单位或个人,给予表彰奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工做中做出显著成绩的;在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(二)在档案史料研究及档案文化传播工作中做出重要贡献的;

(三)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。

第三十条 根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,有下列行为之一的,将对各部门直接负责人或专(兼)职档案人员给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

1、各学院、教学部、各单位专(兼)职档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

2、私自将档案据为己有,不按相关规定归档或不按期移交档案的;

3、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有或本部门所有档案的;

4、私自将机密研究成果或重要文件泄密、失密的;

5、擅自出卖或者转让档案的;

6、私自复印、涂改、伪造档案的;

7、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

8、损毁、丢失属于国家所有或本部门所有档案的;

9、明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

第八章 附则

第三十一条 本办法由贵州民族大学档案馆负责解释。

第三十二条 本办法自下发当日起执行。

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