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贵州民族大学外事档案工作规定
2020-06-04 17:03   审核人:

一、基本原则

(一)外事类档案是学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

(二)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档(原件或复印件、影印件);国外赠送学校的纪念品、礼品,能长期保存的应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

(三)凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,回来后应将在外各项活动中形成的材料交有关单位验收后出具证明,财务处方可准予报销结算。

(四)按《高等学校档案管理规定》及《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,实行部门立卷归档制度。

 

二、归档范围

(一)归档范围见《贵州民族大学外事类档案归档范围及保管期限表》。

(二)归档的重点是重大涉外和国际合作项目,留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

 

三、分类立卷

(一)国际交流与合作处是学校外事管理,涉外科研、项目合作等文件材料的立卷归口单位,负责将各单位形成的各种外事文件材料收集、汇总,整理组卷。

(二)国际交流与合作处负责本单位各类外事工作管理材料的归档工作;国际教育学院负责本学院的文件材料、年度工作计划、总结、学院各种重要活动中形成的材料,以及来校留学生(包括汉语生、专业本科生、硕士、博士生)的录取审批材料、学籍表、成绩单、留学生名册和学位材料等的立卷归档。

(三)依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,外事类档案档号=年度+外事档案分类号+案卷号。

 

外事类(WS

WS11   综合

WS12   出国(境)

WS13   来校

WS14   国际合作与会议

WS15   外国留学生工作

 

四、移交归档

(一)留学生材料须在留学生离校后的3 个月内向学校档案馆移交,其他文件材料须在文件形成的次年6 月底以前移交至学校档案馆。

(二)各单位在移交档案之前,务必保证各项材料齐全完整,要将文件材料拆钉缝线,并将条目录入档案管理系统,打印好移交清单,有电子版的连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件,若无原件,复制件也要归档。

 

五、保管利用

(一)已归档的外事类档案需要修改或更换时,需填写《档案材料更改审查登记表》,必要时须经归档单位和档案馆领导批准后方可更换或修改,并在案卷备考表内注明更改时间和原因。

(二)外事档案的保管利用按《档案管理制度》和《档案利用制度》执行。

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