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贵州民族大学资产设备档案工作规定
2020-06-04 17:04   审核人:

 

一、基本原则

(一)学校资产资源(包括流动资产、长期投资、固定资产、无形资产等)监督管理及清产核资、产权登记、经营授权、资产统计处置等工作中形成的文件、报表、声像等具有保存价值的各类载体材料。

(二)凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其申购、验收、调试使用、管理、维修、改造、报废等全部过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属仪器设备档案。

(三)作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备均须归档。重点是仪器设备项目(价值10 万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

(四)本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为研究成果归入科研档案外,其余均按产品类档案要求处理。

(五)重大设备的开箱验收,必须有设备管理部门、设备使用部门和档案部门参加,以监督、检查、指导文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字。对上述材料不全的设备,应拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待补齐后方可办理有关手续。

(六)依据《高等学校档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,实行部门立卷归档制度。

 

二、归档范围

(一)具体归档范围见《贵州民族大学资产设备类档案归档范围和保管期限表》。

(二)设备管理部门负责从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术类文件。

(三)设备使用部门要负责随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、整理,移交设备管理部门。

 

三、分类立卷

(一)依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,资产设备类档案档号=年度+档案分类号+案卷号。

(二)根据设备文件材料形成规律以及设备文件的内容、价值、数量和载体形成等实际情况,在坚持文件之间有机联系和便于查找利用的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

(三)将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

(四)设备文件材料中的纸质载体的立卷要求,详见《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》,非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

(五)卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。

 

设备类(SB

 

SB11 综合

SB12 外购仪器设备

 

四、移交归档

(一)移交前,将需归档的文件条目录入学校档案管理系统,打印好移交清单,将电子原文随纸质材料一并移交到档案馆。

(二)资产设备类综合类文件材料,于次年6 月底前交学校档案馆

(三)设备项目材料的归档时间为设备验收完毕投入使用后2 个月,引进设备为索赔期满后2 个月。

 

 

五、保管利用

(一)已归档的资产设备类档案需要修改或更换时,需填写《档案更改审查登记表》,并在案卷备考表内注明更改时间和原因,必要时须经归档单位和档案馆领导批准方可更换或修改。

(二)未经批准,严禁对任何已归档的资产设备类档案修改。仪器设备档案的保管期限较特殊的是:仪器设备随机的技术文件和使用、维修、改造等文件资料的保管期限与设备共存,由设备使用单位保管。

(三)引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

(四)保管利用的其他要求按《档案保管制度》和《档案利用制度》执行。

(五)保管期限到期的资产设备类档案,由学校档案鉴定小组鉴定,作出开放或销毁的处理决定。

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