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贵州民族大学出版档案工作规定
2020-06-04 17:04   审核人:

 

一、基本原则

(一)我校在编辑出版图书、报纸、刊物、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等载体材料均属出版档案。

(二)出版类档案除出版物本身外,还需包括综合管理、出版物的编审、出版活动等方面的内容。

(三)依据《高等学校档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,实行部门立卷归档制度。

 

二、归档范围

归档范围见《贵州民族大学出版类档案归档范围及保管期限表》

 

三、分类立卷

(一)出版物出版后一周内,由兼职档案员或档案工作有关人员做好立卷工作,卷内文件包括发稿单、初审意见、复审意见、作者情况登记卡、样书、稿酬计算审批单。

(二)学校出版社出版的样书一般一书一卷。

(三)期刊类一般按年度一期立一卷,或若干期立一卷。

(四)校报一年或若干年合订一本。

(五)音像出版物纸质材料和其他声像载体分开立卷,另设专柜保存,与声像载体联系紧密的,要互记参见号。

(六)除出版物外,其他管理性文件材料的立卷按《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》执行。移交档案前,文件材料要拆钉缝线或用不锈钢钉装订好(注意将附件和正文装订在一起),并将条目录入档案管理系统,打印好移交清单,有电子版的要连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件,若无原件,复制件也要归档。

出版类(CB

CB11       综合管理

CB12-15    出版物项目

 

四、移交归档

(一)校报于次年6 月填写好移交表后交学校档案馆。学校各单位出版的学术性刊物应做到及时归档。

(二)音像出版物由电教中心归档、保管和提供利用,年终须把归档目录和提供利用情况报送学校档案馆,并注意定期复制有关声像制品。

(三)归档的材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)等各种载体形式。

 

五、保管利用

(一)各单位在业务工作中,将有保存价值的未归档的出版类材料可补充归档。已归档的出版类档案,如确需进行变更修改,需填写《档案材料更改审查登记表》,并经出版部门领导及档案馆领导审核批准方可进行修改、变更。同时应在案卷备考表上做好更换时间和原因登记。

(二)为确保档案的完好无损,所有出版物的保管环境为温度14-25℃、相对湿度为45-60%,并确保无虫、无尘、无霉、无鼠。音像制品最好存贮在防磁柜中。

(三)保管利用的其他要求见《档案保管制度》和《档案利用制度》。

(四)保管期限到期的出版类档案,由学校档案鉴定小组鉴定,作出开放或销毁的处理决定。

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