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贵州民族大学财会档案工作规定
2020-06-04 17:04   审核人:

 

一、基本原则

(一)财会档案是学校财务管理工作和会计活动中的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等有参考和凭证作用的文件材料。

(二)本校财务部门、结算中心和各独立核算单位都必须做好有关档案材料的收集整理、立卷归档工作。

(三)所有档案材料必须如实反映各项经济活动。

(四)各有关单位的兼职档案员要检查督促档案有关人员,做好材料的收集整理、立卷归档工作。

(五)依据《高等学校档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,实行部门立卷归档制度。

(六)本规定与国家颁布的《会计档案管理办法》有不同之处,以国家颁布的《会计档案管理办法》管理规定为准。

 

二、归档范围

归档范围详见《贵州民族大学财会类档案归档范围及保管期限表》

 

三、分类立卷

(一)不同年度的会计核算材料要分开立卷。

(二)当年的材料于次年1 月开始立卷。

(三)除账簿、凭证、报表、工资清册外的管理性文件材料立卷归档要求,

按《贵州民族大学部门立卷归档规定》办理。

(四)依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,财会类档案档号=年度+财会档案分类号+案卷号。

 

 

财会类(CK

CK11    综合

CK12    会计报表

CK13    会计账簿

CK14    会计凭证

CK15    工资清册

 

四、移交归档

(一)移交档案材料前,要仔细阅读《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》,文件材料要拆钉缝线(注意将附件和正文装订在一起),并将条目录入档案管理系统,打印好移交清单,将电子原文随同实体档案一并移交归档。各种档案材料须交原件,若无原件,复制件也要归档。

(二)立卷后的会计报表、账簿、工资清册、文件类应在形成年度的次年6月底前归档。会计凭证可在本部门保管2 年后再移交至档案馆。但必须在符合档案保管安全的环境下保存,以确保档案的安全、完整、无损。

 

五、保管利用

(一)各业务单位在工作中,将有保存价值的未归档的财会类材料可补充归档。已归档的财会类档案,如确需更改、补充,需填报《档案更改审查登记表》,并经财务处相关领导及档案馆领导审核批准,同时在案卷备考表做好登记更换时间和原因。

(三)财会档案归档后,应保持原装,如确需拆封重新整理的,应经本单位负责人同意并与经办人员共同拆封整理,并在备考表注明。

(四)凡查阅会计凭证须持财务部门负责人签名的批条,项目负责人、利用者本人有效证件方可查阅。

(五)保管期限到期的财会档案,由学校档案鉴定小组鉴定,作出开放或销毁的处理决定。超过原定保管期限但因某种原因仍未能结账的所有材料不得销毁。

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