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贵州民族大学基建档案工作规定
2020-06-04 17:05   审核人:

一、基本原则

(一)基建档案是指在我校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建)和修缮的工程项目的管理过程中,直接形成的有保存价值的文字、图表、数据、声像及报表决算等各种载体的文件材料。

(二)基建档案是我校基建工作的真实记录和历史凭证,是基建工程扩建、改建、维修、抗震加固的重要依据。基建档案归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与建筑物完全一致并具有成套性。基建档案实行集中统一立卷、管理和移交的原则,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

(三)基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节,学校基建部门必须指定专人作为兼职档案员,负责对校园内每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案资料的收集整理、立卷归档工作。

(四)基建档案工作必须纳入基建管理工作中,每年从基建费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费,同时做到项目建设(维修)开始与建立档案工作同步进行;项目建设过程要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行;检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行;项目竣工验收要与验收基建档案资料同步进行。在取得贵阳市城建档案管理部门颁发的《建设工程竣工验收档案认可书》后,方可组织竣工验收。备案手续完结后,方可进行工程竣工的结算款支付。项目竣工验收完成后提交一整套合格的竣工图的验收并及时移交给学校档案馆。

 

二、归档范围

(一)基建档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。归档的具体范围参见《贵州民族大学基建类档案归档范围及保管期限表》。

(二)不归档的文件材料

1.正式施工前的草图、未定型图纸;

2.重份文件和重份图纸;

3.其他不归档的材料参见《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》。

 

三、分类立卷

(一)形成积累

1.学校基建处接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置收集积累基建文件材料的任务。

2.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3.基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建处汇总、整理。

4.学校档案馆应督促、指导基建部门兼职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作。

5.基建部门应该严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

7.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。一律用纯黑或碳素墨水书写,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

8.归档的底图格式须按国家制图标准绘制完成。

9.归档的蓝图规格必须符合国家标准,字图清晰,用纸优良。

10.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收作出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

11.学校基建部门要定期检查、绘制学校的总平面图以及建施、结施、水、电、气、通讯、广播、消防等管网图,并移交学校档案馆。

(二)整理组卷

1.根据基建文件材料的形成规律,按保持有机联系和便于利用查考的组卷原则,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,竣工验收文件排在整个项目的尾卷,其余材料按工程进展时间顺序组成案卷。

2.图纸按图的类别组卷排列(即:地质图、初步设计图、建筑、结构、给排水、电气、通风与空调、装修、消防、智能、布线、广播、电视、BA、安防)。更改图必须跟在原图后,代图可取代原图。

3.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成A4 纸规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

4.蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号章,并逐一填写。文字材料的立卷按《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》执行。

(三)基建档案的分类

依据《高等学校档案实体分类法》的分类标引和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号。

 

基建类(JJ

JJ11      基建综合

JJ12-1    可行性研究

JJ12-2    设计基础

JJ12-3    设计文件

JJ12-4    工程管理文件

JJ12-5     施工

JJ12-6     竣工验收

JJ12-7     基建财务、器材管理

JJ12-8     生产技术准备、试生产

 

四、移交归档

(一)学校档案馆工作人员作为基建项目验收小组成员,会同学校基建部门负责对基建文件材料的验收工作。基建项目竣工验收前,学校档案馆对准备归档的基建文件、图纸材料进行预验收,预验收合格后方可进入工程竣工验收,否则基建部门不能组织工程竣工验收。

(二)竣工图是基建工程项目的真实记录,是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据,是竣工验收的必要条件之一,并具有法律依据,为规范移交归档竣工图,竣工图的编制必须符合以下条件:。

1.竣工图必须盖有施工单位的竣工图印章、工程设计出图专用章、注册建筑师执业印章、工程设计施工图审查专用章、建设单位的签章及竣工图章的内容应填写、齐全、清楚,不得代签的,应重新绘制竣工图,重绘图按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段,加盖并签署竣工图章,若施工图没有变动或变动低于35%,且施工图干净未受潮、受损则可以由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章;

2.利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号;无法再图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明;新增加的文字说明,应在其涉及竣工图上做相应的说明。

(三)施工单位向学校基建处归档,除移交纸质档案外,应将电子版一起交由基建处档案室检查。基建处应在项目完成2年后内,向学校档案馆移交,同时应录入学校档案管理系统。

(四)需归档的基建综合文件材料应录入档案管理系统,并将电子版原文随实体档案一同移交归档,并打印移交目录,在每年的6 月底前移交学校档案馆。

(五)学校基建部门应从投标单位的基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金,待基建档案材料归档由学校档案馆、基建处验收合格后才能返还。

 

五、保管利用

(一)相关业务单位在工作中可将未归档的、有保存价值的基建类文件材料进行补充归档。已归档的基建类档案,如确需更改、补充,需填《档案材料更改审查登记表》,并经基建部门领导及档案馆领导审核批准,同时在案卷备考表内做好更换时间和原因的登记。修改、补充材料应及时整理归档。

(二)借阅基建档案需按《贵州民族大学档案利用制度》执行。因特殊原因需调出档案原件者,必须提交有效证件、填写档案借阅单、调阅登记本,并由单位负责人填写审批意见,经学校档案馆负责人审批,必要时报学校主管领导批准,方可借出。

(三)借阅使用基建档案严禁损坏、涂改和遗失,否则按档案管理规定追究相关人员责任。

(四)利用电子版基建图纸,如需拷贝出馆,利用者需提出书面申请,并经档案馆领导批准,必要时须经基建部门领导同意后方可拷贝。

(五)保管条件:为确保档案在移交进馆前的完好无损,请相关部门将档案存放在温度为14-25℃、相对湿度为45-60%、无虫、无尘、无霉、无鼠的环境中。

(六)长期保管的基建档案保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

(七)保管期限到期的基建档案,由学校档案鉴定小组鉴定,作出开放或销毁的处理决定。

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