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贵州民族大学科学技术研究档案工作规定
2020-06-04 17:05   审核人:

 

一、基本原则

(一)凡在学校科学研究管理和科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料,均属我校的科学技术研究档案(简称科研档案)。

(二)科研档案是学校科学技术研究活动的真实记录,是学校档案资源的重要组成部分,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

(三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,必须纳入科研管理人员和档案管理人员的职责范围。科研管理部门应确定一名负责人分管全校的科研档案工作;各部门、各学院的档案工作负责人要重视本单位的科研档案工作;兼职档案员、科研秘书负责督促本单位各课题组做好科研档案材料的收集、整理、立卷并向科研处移交工作。

(四)科研档案工作是做好科研工作的基础,必须把科研文件材料的收集整理、立卷归档等档案工作纳入科研工作的计划、鉴定、验收、总结的各环节中。科研工作的布置、检查、总结、验收与档案工作的布置、检查、总结、验收工作同步进行。

(五)把科研档案工作列入学校科研工作的发展计划中,并保证学校科研档案管理、开发利用、资源共享工作所需经费。

(六)各归档单位依据《高等学校档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》要求,实行部门立卷归档制度。

 

二、归档范围

(一)归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,对学校和社会的当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的主要内容包括文件报表、综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、专利申请及其推广应用等方面。具体范围见《贵州民族大学科研类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(四)取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

(五)与国外合作的研究课题,经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法,一般应归入外事类。

(六)有关科研的未定稿的文件、未生效的合同、协议书以及未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目属于不归档的材料;其他不归档的文件材料参见《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》。

 

三、分类立卷

(一)形成积累

学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成、积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

1、学校科研管理部门在下达科研计划任务的同时,按研究课题的不同类型(基础研究、应用研究、技术开发与合作等)及纵、横向项目的不同特点,提出科研文件材料的归档要求,并设立该项目的文件积累袋。

2、归档的科研文件材料,应遵循其自然形成规律,保持其有机联系,兼顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

3、归档的文件材料必须完整、系统、准确,字迹工整、图样清晰,必须使用纯黑墨水或碳素墨水,不得使用纯蓝墨水、圆珠笔等不耐久的书写工具。

4、学校与外单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交有关单位,如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

 

(二)整理立卷

1.按《高等学校档案管理办法》(即教育部第27 号令)和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由课题负责人将形成积累的业务性文件材料交科研管理部门,由科研管理部门将业务性与管理性文件材料分类整理、立卷。

2.依据《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,科研管理部分的文件,由科研管理部门按文书文件归档要求立卷;研究课题材料由该课题组负责人主持立卷;其他材料由相关业务部门立卷归档。

3.立卷要遵循科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于查考的原则。

4.依据《高等学校档案实体分类法》的分类标引和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,科研档案的编号方式为:科研类档案档号=年度+科研档案分类号+案卷号

 

科研类(KY

KY11      科研综合

KY12-1    科研准备阶段

KY12-2    研究实验阶段

KY12-3    总结鉴定阶段

KY12-4    申报奖励阶段

KY12-5    推广应用阶段

 

四、移交归档

1、学校重大的科研项目的鉴定、验收工作应有学校档案馆人员参加。申报各层次的成果奖励,应由学校档案馆对有关项目的科研文件材料进行审查、验收并签署意见,凡归档材料不齐全、不完整者,学校档案馆不予出具证明,科研管理部门不予鉴定、验收,不得上报成果。

2、科研管理部门是科研档案归档归口单位,各课题组将已完成的项目材料交学校科技处,科研管理部门检查、验收。并将需归档的材料电子条目著录到档案管理系统,科研材料电子版随实体档案、打印好的归档移交清单,归档时一并向学校档案馆移交。

3、归档时间:研究课题在鉴定、验收或结题后2 个月内归档,中断、停止或取得负结果的重要课题的科研文件材料在中断、停止后2 个月内归档。科研综合管理文件则在次年6 月底前移交到档案馆。

 

五、保管利用

(一)档案的补充与修改

1、科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖、申请专利及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向学校档案馆补充归档。并根据获得成果奖的情况,对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

2、对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写《档案材料更改审查登记表》,必要时须经归档单位和档案馆领导批准方可更换或修改,同时在案卷备考表做好更换时间和原因的登记。

(二)科研档案的借阅与开发利用

1、借阅科研档案,须遵守学校《档案利用制度》。借阅科研档案,本课题研究人员或项目专利人员可直接调阅,本校其他人员和外单位人员查阅,须经课题组负责人或专利第一责任人同意,或经学校科技处负责人批准,必要时报主管校领导审批。

2、借阅非公开和涉密的科研档案,须遵守学校《档案利用制度》和《贵州民族大学涉密档案管理办法》,涉密档案只限于归档单位和本项目研究个人利用。其他单位或个人要查阅,利用者必须持有本单位证明信和个人有效证件,经项目负责人及学校科技处负责人同意,并须经学校保密委员会的批准并履行登记手续。

3、科研档案原件一般不借出,特殊原因需借出档案原件者,必须填写档案借阅登记本、调阅登记本,并由单位负责人或项目专利第一责任人填写审批意见,经学校档案馆负责人审批,必要时报主管校领导批准方可借出。

4、因工作需要批量利用科研档案的,须填写《科研档案批量利用申请表》。并经项目负责人或参与人员同意,本单位负责人和档案馆领导批准方可利用。

5、努力开发利用科研档案,充分发挥科研档案的法律凭证作用。为保护科技成果持有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

6、根据科研管理工作的需要,积极编辑各种形式的参考资料,科研管理部门按年度编辑科研项目汇编、科技成果汇编,学校档案馆充分利用现有档案管理系统、档案查询系统积极主动为学校教职员工提供合乎程序的科研档案利用、编辑各种检索工具、专题目录等,提高开发利用科研档案的能力。

(三)档案的鉴定

保管期限到期的科研档案,由学校档案鉴定小组鉴定,作出开放或销毁的决定。

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