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贵州民族大学教学档案工作规定
2020-06-04 17:05   审核人:

一、基本原则

(一)学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料均属教学档案。

(二)教学档案工作必须按照《高等学校档案管理办法》(即教育部第27 号令)和《贵州民族大学档案管理办法》的要求,将档案工作纳入到教学计划、总结、检查、评审、验收等教学工作的各个环节中。

(三)教学档案是教学管理的重要组成部分,也是衡量学校教学水平和教学质量的重要标志之一。教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作,配备相应的兼职档案员,统一收集、管理本部门教学工作中形成的文件材料,确保教学档案的完整、准确、系统和安全。

(四)各归档单位依据《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,实行部门立卷归档制度。

 

二、归档范围

(一)归档的教学文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;必须反映教学管理、教学实践活动的全过程;必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

(二)归档材料的形成与积累

1、新学年开始后,各学院的教务员或兼职档案员,应自觉地做好新学年形成的各类教学文件材料的收集积累工作。

2、教务处、研究生院、高等职业技术学院(继续教育学院)等教学管理部门,应向各学院发放要求统一的各种教学材料、表格等,以达到归档材料的规范化。要求学生统一使用纯黑色的水性笔填写各类表格、归档材料,不允许使用圆珠笔、纯蓝水笔、红色水笔、铅笔等填写。表格各项内容要填写准确完整。

3、归档的教学文件材料、各类表格必须字迹工整,格式统一,签字手续完备,盖章清晰。

4.做好各类学生学籍异动、学位变化、奖惩情况的相关记录。

(三)归档的具体范围见《贵州民族大学教学类档案归档范围和保管期限表》。

 

三、分类立卷

(一)各单位兼(专)职档案员应按《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,负责对教学工作中各环节所形成的文件材料定期进行分类整理、立卷归档。

(二)依据《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》立卷归档的分工要求,教学综合性文件及其他材料由相关教学管理部门立卷归档;各类学生的学籍表、成绩单、毕业照片,分别由相关教学管理部门组织教务员或兼职档案员立卷归档;研究生学位材料则由研究生管理部门组织相关管理人员立卷归档。

(三)依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求,教学类档案档号=年度+教学档案分类号+案卷号。

(四)学籍材料由学籍表和成绩单组成,分别按班级或专业立卷,装订并打印页码及卷内目录,编制毕业生名单表;学位材料以学生为单位单独立卷。

(五)检查各类学生的学籍异动、学位变化、奖惩情况,并做好相关记录。

(六)将整理、立卷归档的文件材料,录入档案管理系统并打印目录。

教学类(JX

JX11   教学综合:

JX12   学科实验室建设

JX13   招生

JX14   学籍管理

JX15   课堂教学与教学实践

JX16   学位工作

JX17   毕业生

JX18   教材

(附录:存学院教学类档案材料)

 

四、移交归档

(一)移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆将拒绝接收,并限期整改。主要检查文件材料是否完整齐全,有缺少原件、附件或申报材料,要求及时补交;同时要求文件材料排列、书写符合要求,标题确切;打印的成绩单字迹要清晰,缺少照片的学籍表务必要求学生毕业离校前补交。

(二)教学综合管理文件要求次年6 月底前归档;学籍表、成绩单档案在学生毕业的当年11 月底之前归档;学位档案在授予学位的学期末或下学期初归档;其它教学类材料每年移交1 次。

(三)各单位在移交纸质档案的同时,要求电子版档案一并归档。

(四)移交归档的其他要求依据《贵州民族大学档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》办理。

 

五、保管利用

(一)学校档案馆负责做好教学档案的接收、管理以及提供利用工作。

(二)各学院、教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向档案馆补充归档。凡已归档的文件材料需要修改、更换时,须填写《档案更改审查登记表》,必要时还须经所在单位主管领导和档案馆领导批准,并在案卷备考表内注明更改时间和更改原因。

(三)教学档案的查阅按《贵州民族大学档案管理办法》和学校《档案利用制度》及其他教学档案利用的要求办理。

(四)保管期限到期的教学类档案,由学校档案鉴定小组鉴定,作出开放或销毁的处理决定。

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