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业务相关问题解答
2015-11-25 09:59  

一、各类档案应怎样归档:

(一)各类档案应何时归档:

1 党政部门和按年度归档部门的文件材料应在次年6月底以前归档。

2 教学部门和按教学年度归档部门的文件材料应在年度11月前归档。

3 各学院毕业生成绩总表和毕业照片(分班级)应在毕业生离校后1个月内归档。

4 科研、基建等部门应在项目完成并通过鉴定、验收后3个月内归档;仪器设备应在开箱验收后归档;全校性重大活动,应在完成后的1个月内归档。

5 突发性事件形成档案,在事件结束后,即时归档。

6 财会凭证档案应在财会部门保管2年后归档。

(二)归档需要办理哪些手续

归档部门按照《贵州民族大学档案归档范围及保管期限表(试行)》将归档材料收集、整理好,与学校档案馆联系,学校档案馆派人检查合格后,填写移交清册,一式两份,交接双方签名后完成移交。

二、照片档案归档有什么要求:

归档的照片不宜过多,精选有代表性的反映活动主题、参加人物的3-5张为宜,重大活动可以适当增加;

对归档照片进行相应的文字说明:照片内容、时间、地点、人物姓名及其职务(自左至右)、集体合影附人员名单(自上而下、自左至右)、制作者;

将归档照片装入专用的纸袋(档案馆提供),做好归档目录,移交档案馆。

三、跨年度的文件如何分类:

1)跨年度的请示与批复,归入批复年度;

2)跨年度的规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;

3)跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;

4)跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;

5)跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;

6)法规性文件归入公布或批准年度;

7)教学类文件按学年归档,财会档案文件按会计年度归档

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