一、基本原则

（一）凡是学校党群、行政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等载体文件材料，归档后均属党群、行政类档案。

（二）依据《高等学校档案管理办法》（即教育部第27 号令）、《贵州民族大学档案管理办法》的要求，各归档单位应重视党群、行政类档案工作，将档案工作纳入本单位年度工作计划和管理人员的职责范围，定期布置、检查、总结和验收档案工作。

（三）党群、行政工作文件材料产生的相关单位，应依据《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

（四）党群、行政类档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

二、归档范围

（一）归档的党、政文件材料必须反映学校的党、政部门职能活动的全过程，对学校、社会当前和长远具有参考、凭证作用和历史研究价值。

（二）具体归档范围见《贵州民族大学档案归档范围及保管期限表》。

（三）不归档的文件材料见《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》。

（四）归档的文件材料原则上要求是原件，重要的文件材料若无原件则复制件也应归档。

三、分类立卷

（一）各单位兼（专）职档案员应按《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，将党群、行政类档案进行分类整理、立卷归档。

（二）依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，党群、行政类档案档号=年度+党群、行政档案分类号+案卷号。主要类目代号如下：

1．党群类（DQ）

DQ11   党务综合（含机关党委）

DQ12   纪委、监察

DQ13   组织

DQ14   宣传教育

DQ15   统战

DQ16   工会

DQ17   团委

DQ18   学生工作部（学生处、武装部）

2．行政类（XZ）

XZ11   行政综合

XZ12   人事

XZ13   审计

XZ14   保卫

XZ15   后勤（后勤集团）

XZ16   档案、图书

XZ17   发展规划处

XZ18   研究生院

XZ19   计算机网络中心

XZ20   学生资助管理中心

XZ21   离退休干部工作处

XZ22   新校区管委会

XY     各学院

（三）立卷归档的文件材料均应录入档案管理系统并打印目录。

四、移交归档

（一）各单位按要求将已经立好卷的档案移交到档案馆。移交档案时要经过档案馆工作人员检查验收合格后，再办理移交手续。

（二）各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

（三）每年的文件材料应在次年6 月底前移交，纸质文件材料的电子版应同步归档。

（四）移交归档的其他要求依据《贵州民族大学档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》办理。

五、保管利用

（一）档案馆对接收进馆的党群、行政类档案，按有关规定做好编目、统计、保管、提供利用及鉴定和销毁工作。积极编制档案检索工具、编写档案参考资料和专题文件汇编等，更好地为学校党、政管理工作服务。

（二）加强档案信息化建设，重要档案应数字化，电子档案与纸质档案共存，促进档案信息资源共享。

（三）各单位应随时将后续收集到的党、政文件材料补充归档。归档的党、政档案确需修改、更换时，需填写《档案材料更改审查登记表》，经归档单位和档案馆领导批准，并在案卷备考表内注明更改时间和原因。

（四）党群、行政类档案的借阅，按照《贵州民族大学档案管理办法》和学校《档案利用制度》办理。借阅涉密档案应遵循《贵州民族大学涉密档案管理办法》和《档案安全保密制度》，办理相关借阅审批和登记手续。

（五）档案查阅、借阅、归还时，由利用者和档案部门工作人员共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握、定期催还。需继续借阅者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏、涂改或丢失，根据有关法律法规，区别不同情况严肃处理。

（六）古老、珍贵的档案，应以扫描或复制件代替档案原件提供利用。

（七）离校及离退休人员在办理调离手续前，必须清还档案材料。

（八）保管期限到期的党政类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。