一、基本原则

（一）外事类档案是学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

（二）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档（原件或复印件、影印件）；国外赠送学校的纪念品、礼品，能长期保存的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，回来后应将在外各项活动中形成的材料交有关单位验收后出具证明，财务处方可准予报销结算。

（四）按《高等学校档案管理规定》及《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

（一）归档范围见《贵州民族大学外事类档案归档范围及保管期限表》。

（二）归档的重点是重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

三、分类立卷

（一）国际交流与合作处是学校外事管理，涉外科研、项目合作等文件材料的立卷归口单位，负责将各单位形成的各种外事文件材料收集、汇总，整理组卷。

（二）国际交流与合作处负责本单位各类外事工作管理材料的归档工作；国际教育学院负责本学院的文件材料、年度工作计划、总结、学院各种重要活动中形成的材料，以及来校留学生（包括汉语生、专业本科生、硕士、博士生）的录取审批材料、学籍表、成绩单、留学生名册和学位材料等的立卷归档。

（三）依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，外事类档案档号=年度+外事档案分类号+案卷号。

外事类（WS）

WS11   综合

WS12   出国（境）

WS13   来校

WS14   国际合作与会议

WS15   外国留学生工作

四、移交归档

（一）留学生材料须在留学生离校后的3 个月内向学校档案馆移交，其他文件材料须在文件形成的次年6 月底以前移交至学校档案馆。

（二）各单位在移交档案之前，务必保证各项材料齐全完整,要将文件材料拆钉缝线，并将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，有电子版的连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

五、保管利用

（一）已归档的外事类档案需要修改或更换时，需填写《档案材料更改审查登记表》，必要时须经归档单位和档案馆领导批准后方可更换或修改，并在案卷备考表内注明更改时间和原因。

（二）外事档案的保管利用按《档案管理制度》和《档案利用制度》执行。