一、基本原则

（一）我校人物档案包括名人档案、已故人员档案和专题人物档案。

（二）名人档案主要指建校以来在教学、科研、管理等工作领域造诣较深，贡献突出，在国内外教育界、科技界等有一定影响的知名人物（含已故知名人物）档案。这些知名人物在长期的实践活动中直接形成的、具有重要保存价值的各种载体，在一定程度上反映了学校教学、科研、管理等领域的发展历史，是记忆学校历史的珍贵史料。

已故人员档案是指人事关系及档案在我校管理的已故在编人员档案（与已故知名人物档案或有交叉）。

专题人物档案指的是，虽不属于本校名人范畴，但有特殊经历和较大的社会影响力及高美誉度的我校教职员工在工作、学习、生活等各项活动中形成的有保存价值的档案。

（三）因已故人员档案直接由学校人事处归档移交，专题人物档案由档案馆与相关建档对象直接联系，确定移交归档案事宜，随到随收。故本规定重点对名人档案建档对象、归档范围、征集方式、管理利用等进行规范。

二、归档范围

（一）建档对象

1、历届学校党政领导；

2、中国科学院院士、中国工程院院士、外籍院士；

（二）二级以上教授（“文革”前的三级以上教授）；

1、历届全国党代会、人代会代表，政协委员；

2、受到国家表彰的各类有突出贡献的人员。

（三）具体归档范围见附表

三、征集与立卷

（一）由各单位按照建档对象范围提出本单位拟建档对象名单（含离退休人员和已故人员）报学校档案馆，由学校档案馆和学校有关部门核实后，确定建档对象名单，通知各相关单位。

（二）各相关单位档案工作负责人组织兼职档案员按照名人档案归档材料征集范围，动员本单位在职建档对象提交相关材料，在汇总、整理后，移交学校档案馆保存。各单位要建立长效机制，对本单位建档对象每年形成的相关材料及时收集，及时归档。同时，要逐年根据本单位人员职称、职务及获奖情况的变化，及时提出符合建档要求的后续人选提交学校档案馆。

（三）离退休建档对象的材料，由学校档案馆在离退休处的配合下预约上门征集。

（四）已故建档对象的材料由其生前所在单位及其家属协助进行收集、整理后，一次性交学校档案馆保存。

（五）依据《高等学校档案实体分类法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，人物类档案档号＝年度+人物档案分类号+案卷号。

人物类档案主要类目如下：

一级二级RW [RW12] 名人档案 RW13 已故人员档案 [RW14] 专题人物档案

人物类（RW）

RW 名人类档案归档范围

四、移交归档

（一）归档时间：随时归档。

（二）归档方式：名人档案材料的归档方式分提交、捐赠、寄存三种。凡属建档对象在工作中形成的各类档案材料，须按规定及时提交学校档案馆保存；凡属建档对象个人所有的有保存价值的档案材料，本人愿意可捐赠给学校档案馆，由档案馆代表学校颁发捐赠纪念证；凡属个人所有，比较珍贵，本人要求保留所有权的档案材料，可寄存学校档案馆，由档案馆提供相关寄存证明。

（三）归档要求：各单位或个人在移交建档对象档案材料前，应先到学校档案馆主页“下载区”下载人物档案材料移交表格，按每个建档对象的档案材料移交内容填写表格一式三份，相关单位、个人或家属在该表格上盖章或签名后，连同征集好的材料一并交给学校档案馆，档案馆接收人员签字盖章后，保存一份，

另外两份分别给相关单位、个人或家属保存。

五、保管利用

（一）学校档案馆接收到名人档案材料后，在《人物档案登记本》上做好登记，并整理、分类、编号、立卷、上架。

（二）学校档案馆要确保已归档的名人档案的安全，不得损坏或遗失，原则上不予借出。

（三）建档对象对其档案的利用范围有权提出意见，档案馆应尊重其意愿，维护其合法权益。

（四）建档对象可以无偿利用本人档案，档案部门应积极为其提供方便。

（五）经建档对象本人同意，所在单位可优先利用建档对象档案。

（六）在征得建档对象同意的情况下，学校档案馆可适时进行名人档案展览和相关专题的深度编研工作。