一、基本原则

（一）我校在编辑出版图书、报纸、刊物、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等载体材料均属出版档案。

（二）出版类档案除出版物本身外，还需包括综合管理、出版物的编审、出版活动等方面的内容。

（三）依据《高等学校档案管理办法》和《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

归档范围见《贵州民族大学出版类档案归档范围及保管期限表》

三、分类立卷

（一）出版物出版后一周内，由兼职档案员或档案工作有关人员做好立卷工作，卷内文件包括发稿单、初审意见、复审意见、作者情况登记卡、样书、稿酬计算审批单。

（二）学校出版社出版的样书一般一书一卷。

（三）期刊类一般按年度一期立一卷，或若干期立一卷。

（四）校报一年或若干年合订一本。

（五）音像出版物纸质材料和其他声像载体分开立卷，另设专柜保存，与声像载体联系紧密的，要互记参见号。

（六）除出版物外，其他管理性文件材料的立卷按《贵州民族大学部门立卷归档工作规范》执行。移交档案前，文件材料要拆钉缝线或用不锈钢钉装订好（注意将附件和正文装订在一起），并将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，有电子版的要连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

出版类（CB）

CB11       综合管理

CB12-15    出版物项目

四、移交归档

（一）校报于次年6 月填写好移交表后交学校档案馆。学校各单位出版的学术性刊物应做到及时归档。

（二）音像出版物由电教中心归档、保管和提供利用，年终须把归档目录和提供利用情况报送学校档案馆，并注意定期复制有关声像制品。

（三）归档的材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。

五、保管利用

（一）各单位在业务工作中，将有保存价值的未归档的出版类材料可补充归档。已归档的出版类档案，如确需进行变更修改，需填写《档案材料更改审查登记表》，并经出版部门领导及档案馆领导审核批准方可进行修改、变更。同时应在案卷备考表上做好更换时间和原因登记。

（二）为确保档案的完好无损，所有出版物的保管环境为温度14-25℃、相对湿度为45-60％，并确保无虫、无尘、无霉、无鼠。音像制品最好存贮在防磁柜中。

（三）保管利用的其他要求见《档案保管制度》和《档案利用制度》。

（四）保管期限到期的出版类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。