为了规范开展我校纸质档案数字化工作，结合我校纸质档案实际情况，参照中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005），特制订本技术规范。
一、纸质档案数字化的基本要求
（一）基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足学校师生员工乃至社会对档案利用的需求。
（二）数字化对象
在符合国家法律法规和学校相关规章制度，以及国家关于档案开放规定的前提下，属于永久或30年保存的、利用价值和利用率高的学校档案，以及珍贵档案可列入数字化加工的范围。
（三）基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案借还、档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
二、纸质档案数字化的过程管理
在进行纸质档案数字化加工过程中，建立安全保密管理机制，要切实保证纸质档案原件的安全性和保密性，严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象，加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，纸质档案数字化前必须与数字化公司签订保密协议，确保纸质档案和数字化档案信息的安全。
（一）档案借还
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立严格的档案交接签字确认手续，项目责任人必须遵守档案资料交接程序，严格按照规范流程进行借出或归还档案的数量清点，质量检查，并认真填写借出或归还清单，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的借出或归还记录。
（二）档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1.目录数据准备
按照贵州民族大学档案馆目录数据著录规范要求,规范档案中的目录内容。包括确定案卷目录及卷内目录的著录项、字段长度、 内容要求和格式要求，如有错误或不规范的档号、案卷题名、归档年度、文件名、责任者、起止页号和页数等，应及时进行修改。
2.档案交接整理登记
制作并详细填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录借还档案的案卷数、起始案卷号、目录号、借还时间、交接人、档案整理过程中案卷内每份文件的起始页号和页数。
3.拆除装订物及页面修整
在装订物影响扫描工作情况下，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。拆卷时，首先去掉金属物；对于必须裁页才能扫描的文件，经档案馆同意后，可用裁纸刀沿文件原有折痕细心裁切，不得徒手撕裁；拆卷时尽可能降低对案卷的损坏程度；拆卷后应将卷内文件平放,摆放整齐，不得竖放和侧放；对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描；对一些受损的档案如需进行裱糊，必须征得档案馆同意，再进行裱糊。
4.区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
5.扫描完成后的案卷装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管要求进行重新装订。案卷装订以尽量恢复各类档案的原样为准，恢复拆订前档案的排序，确保档案的排列顺序不变、案卷内文件的排序不变，并做到安全、准确、无遗漏、无破损，确保重新装订后的案卷没有明显的被拆痕迹。若有特殊情况，则应做好相关记录，并向档案馆作出说明。
（三）档案扫描
1.扫描方式
根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描；大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2.扫描色彩模式
页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
3.扫描分辨率
扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率选择150—300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。如需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi，且OCR识别工作与扫描工作同步进行。
4.扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
(四)图像处理
1.图像数据质量检查
图像清晰度以放大200%查看时，图像质量清晰为准。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，并认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
2.图像数据处理
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜（倾斜度不大于千分之一）为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间；对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（五）图像存储
1.存储格式
采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储，如不能直接扫描成PDF格式时，应提供2套存储格式：一套为JEPG格式,一套为转换后的PDF格式。存储时的压缩率选择，应在保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
2.图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
多页文件其图像文件命名由年度+档案分类号+件号+页号组成，即：年度-档案分类号-件号.页号.JPG。
例1：扫描对象档号为“2014- DQ11-003”文件有3页，经扫描生成的3个图像应分别命名为：
2014- DQ11-003.001.JPG
2014- DQ11-003.002.JPG
2014- DQ11-003.003.JPG
（六）目录建库
1.数据格式选择
建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。按照贵州民族大学档案馆要求进行著录，建立档案目录数据库。
2.目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。
（七）数据挂接
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过档案管理系统实现批量、快速挂接。
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
（八）数据验收
1.验收方式
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2.验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上（含98%）时，目录数据著录的出错率不高于千分之五时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效，认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
（九）数据备
经验收合格的完整数据应及时进行备份。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
（十）数字化成果管理
应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
